仕事の効率化で評価と時間を手に入れよう！改善のスパイラルで「デキる女」になる方法とは
仕事を任されたのは嬉しいけれど、必死に頑張らないと定時に帰れない！
これでは忙しすぎて、プライベートな時間にも影響が出てしまうかもしれません。
そこで今回は、仕事を効率化して「時間」と「評価」を手に入れるために、
「改善のスパイラル」を動かす具体的な方法について解説していきます。
仕事を効率化するメリットと改善のスパイラル
仕事を効率化しなければならない根本的な理由
期日に余裕があったはずなのに、結局ぎりぎりにならないと
仕事が終わらなかったという経験は誰にでもあると思います。
これは、
「仕事の量は、完成のために与えられた時間をすべて満たすまで膨張する」
という、パーキンソンの法則によるものです。
仕事は漫然と取り組んでいると、どんどん時間を消費してしまうもの。
そこで、どんな仕事でも効率化する必要があるのです。
仕事を効率化すると得られる3つのメリット
仕事を効率化すると、
1.時間が生まれる
2.仕事を深く考えて自分にしかできないことをする
3.仕事の質が上がる
という3つのメリットが得られます。
まず、仕事を効率化して時間を生み出して、その時間を使って仕事について深く考えます。
そして本当にやるべき仕事を見極めたり、自分にしかできない仕事をする。
結果的に仕事の質が上がり、評価につながっていきます。
改善のスパイラルとは
仕事を効率化して得られる3つのメリットをうまく回していくことが「改善のスパイラル」です。
上手く回ればどんどんとプラスのスパイラルを描いて、上へ上へと上がって行けます。
それでは、改善のスパイラルを動かすために仕事を効率化する方法をご紹介します。
仕事を効率化する方法
パソコンスキルの向上
パソコン仕事を効率化すれば「時間」を生み出すことができます。
スピードだけでなく、正確さも必要なのでパソコンスキルを向上させることが重要です。
そこで、タッチタイピングやショートカットキー操作を身につけましょう。
私は1日10分のタッチタイピングの練習を続けることで、
8時間かかっていた仕事を2時間に短縮することができるようになりました。
結果として6時間を生み出すことができたわけです。
マインドマップで思考の整理
時間を生み出したら、仕事の効率化のために思考を整理しましょう。
思考整理術としておすすめなのが「マインドマップ」というノート法です。
私たちの脳は、つねに「連想」を続けています。
連想は整理されているわけではなく、複雑にからみ合っています。
この、頭の中で起きている複雑な連想をマインドマップに洗いざらい書き出して見えるようにするのです。
マインドマップにアウトプットすることで脳が楽になり、考えることができるようになります。
マニュアルの作成
自分の頭の中で思い出しながら同じ作業を繰り返し行っている場合は、
マニュアルを作成することをおすすめします。
これもマインドマップと同じで、何かに書き出してアウトプットしたほうが、
脳への負担が軽くなり、作業効率が上がります。
また、マニュアルがあれば、その仕事自体を他の人に任せられます。
そこで時間が生まれるので、仕事を深く考えて自分にしかできないことをする。
このように仕事の効率化を続けることが改善のスパイラルなのです。
「デキる女」といわれる仕事の効率がいい人の特徴
仕事の全体像を見て最終目標を明確にしている
仕事の効率がいい人は、仕事の全体像を見て最終目標を設定しています。
「この仕事はここが重要で、これをクリアすることが大事」
というようにどこに力を集中するかを決めていて、
最終目標へたどり着くために業務を細分化する。
仕事の全体像が見えているので、いわゆる「段取り上手」でもあり、
トラブルが発生しても適切に対応することができるのです。
こだわりすぎない
仕事の効率がいい人は、「こだわりすぎない」という特徴があります。
「最悪の場合これでOK」というように、
完璧を目指さず、自分なりの妥協点を持っています。
「これでOK」と判断して進んで行くには、決断力と勇気が必要です。
仕事の全体像が見えているからこそできることでもあります。
人に任せることができる
仕事の全体像が見えていて、最終目標設定ができていると
「ここは必ず自分がやる」
という仕事以外は人に任せて、全体的にスピード感を持って進めることができます。
その時には丸投げはせずに、マニュアルを共有したり、
進捗状況を確認してスケジュールを管理。
このように、マネジメント業務をしっかりすることで「デキる女」として評価されていくのです。
まとめ
今回は仕事を効率化して「時間」と「評価」を手に入れるための方法をご紹介しました。
誰かに指示されたから仕事を効率化するのではなく、
主体的にスキルアップして「改善のスパイラル」を動かすことで、
ステップアップしていく実感を得らるほうが楽しいですよね。
「デキる女」と一目置かれるように、仕事の効率化を目指しましょう。
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