パソコン仕事の時短には適切なツールを使おう

パソコン時短術

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おかふくめいです。

パソコンには
各種様々なアプリケーション(ソフト)が入ってますよね。

私たちは
パソコンの電源をポチっと入れて
その各種様々なアプリを使うことで、パソコン仕事ができるわけですが、

あなたは、それらのアプリの特性を明確に考えて使いこなしていますか?

もし何も考えず、今までこのアプリで作っていたからそれをそのまま使っているということであれば、仕事の効率化の改善の余地があるかもしれません。
そんなあなたにピッタリの、パソコン仕事に必要なアプリの使い方についてお話をしていきます。

ノコギリでクギは打たない、お箸でカレーは食べない

いわゆる事務仕事で使うパソコンで代表的なアプリと言えば、WordやExcelなのですが、それらのアプリはそれぞれ得意とするものが違います。

・Wordは文書作成
・Excelは表計算
・PowerPointはプレゼンテーション
・Outlookはメール

このように、それぞれ役割が特化しています。

そのような時に、

Wordで表計算

わざわざこれをする人というのはいないと思います。
私も過去、このようなことをしている人は見たことがありません。

ところがです。

意外とあるのが

Excelで文字羅列の報告書を書くこと

これは、やっている人を非常に多く見かけます。

私の会社でも、いつも、ある部署から報告書を取り寄せると、猫も杓子も何でもExcelで作っているんです。

Excelで文字が羅列された報告書を作ることは出来なくはないんです。
出来なくないからやってしまっているんです。

この、Excelで文書作成っていうのは、

ノコギリでクギをうったり
カレーライスをお箸で食べてるのと
同じです!

どう考えても
効率が悪いツールの使い方ですよね?

だけど、出来なくもないから効率が悪くても使ってしまっているんです。

アプリは適材適所で使うと効率も良くなる

アプリにも得意不得意があってのそれぞれのアプリがあるわけですから、
適切に使ってあげないとアプリも不本意ですよね。

やはり、
文字羅列の報告書はWordで作った方が効率がいいのです。

文字数をちゃんと計測して、適当なところで文字を折り返してくれますよね。
Enterを押せば、ちゃんと段落を作ってくれます。
文章の打ち間違いがないか、校正だってしてくれるんです。

ですが、Excelでは、簡単にはそういうことは出来ないわけです。

打てば打つだけ真横に伸びる。
しかも一つのセルには32,767 文字入りますが、セルを縦長横長にしないとうまく表示することが出来ませんよね。

反対に、Wordでグラフを書こうとすると、やはりWordだけでは作れないのです。
そこにはExcelのチカラを借りないとグラフを作ることはできません。

一番わかりやすいのは、Outlookです。
Outlookはメールの送受信に特化したアプリです。
間違いなく、Outlookで報告書を作る方というのはいないはずなんです。

このように、アプリのそれぞれの特性を理解して活かしてあげることが、仕事の時短にもつながっていくのです。

適切なアプリを使って仕事の時短をしていこう

自分の仕事に適切なアプリはどれを使えばいいのか、アプリのそれぞれの機能や特徴をとらえて照らし合わせておくと、パソコン仕事の時間が短縮され、業務の効率化に大きな差がでてきます。
それぞれのアプリの使い方を習得しておけば、あなたの活躍の場も広がります。
仕事の目的に合わせて適切なアプリを使って、仕事の時短をしていきましょう。

Okafuku Mei

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