「メールが届かない?」相手を疑う前に受信側が気を付けるべき5つのポイントとは

仕事の効率化

取引先に、「先日お送りしたメールの件ですが・・・」と言われ、慌てて受信メールを探したことはありませんか?該当するメールを探しても見当たらず、結局再送をお願いすることになるとお互いに気まずいですし、対応に余計な時間がかかってしまいます。

確率的には低いですが、全てのメールが当たり前に届くわけではありません。マイクロソフト・リサーチとカリフォルニア大学バークレー校の研究結果によると「送信メールの0.71%~1.02%が静かに消えてしまっている」というのです。この原因は、メールが中継されるさまざまなサーバーで実施される迷惑メールフィルターにあると言われています。

それを踏まえたうえで、今回はメールが届かないというトラブルを回避するために、受信側として気を付けるべきポイントを5つご紹介します。

インターネットの接続を確認する

大前提としてインターネットに安定して接続できる環境であるかを確認しましょう。メールはいちど受信していれば、インターネットに接続していなくても読むことができます。しかし、メールの受信や送信はインターネットに接続していないとできません。確実にインターネットに接続できている環境で、他のトラブルがないかを確認しましょう。

見当たらないメールを検索する

全てのメールが「受信メールフォルダ」に入るとは限りません。迷惑メールのフィルターは完全ではないため、場合によってはフィルターに引っ掛かり、「迷惑メールフォルダ」に入ってしまうこともあるのです。そこに疑いをかけ、メールを検索してみましょう。

各メールサービス、メールソフトには検索機能があります。届いているはずのメールに含まれていそうなワードを入力し、検索範囲のフォルダを指定し検索します。Gmailであれば、検索欄に「in:anywhere」と入力し、半角スペースを入れてから、メールに含まれていそうなワードを入力すると、ゴミ箱、迷惑メールなど、ありとあらゆる場所を探してくれます。

迷惑メールフォルダから救出する

迷惑メールではないのに、迷惑メールフォルダに入ってしまったメールは救出しましょう。Gmailであれば「迷惑メールではない」という報告用のボタンがありますので、それをクリックします。すると次回以降は迷惑メールフォルダ行きになる確率が減ります。

迷惑メールフォルダにメールが入らない方法は、各メールサービス、メールソフトごとに異なります。

メールサーバーの空き容量を確認する

各メールサービスのメールサーバーの容量は決まっています。この容量がいっぱいになっていると、新たにメールを保存できません。「最近、メールが来ていないかも…」と感じたらメールサーバーの設定を確認してみてください。

メールサーバーは、メールを受信後、一定期間が経過したら自動的にメールを削除する設定ができます。また、クラウド型のメールサービスの場合は課金をすることでメールサーバーの容量を増やすことができます。

メールアドレスを正しく入力する

メールアドレスを登録するときに、誤入力をする人が非常に多いそうです。そもそもメールアドレスが間違っていたらメールが届くはずがありません。そこで、メールアドレスの入力を絶対に間違わない2つの方法をご紹介します。

絶対に間違っていない元版をコピペする方法

絶対に間違っていないメールアドレスの元版を作っておいて、コピペでメールアドレスの入力欄に貼り付けます。

メールアドレスを辞書登録(単語登録)しておく方法

メールアドレスを辞書登録(単語登録)をしておきます。読み方は「めーる」で登録すると、「めーる」と打てばアドレスが出てくる仕組みにできます。とても簡単にメールアドレスを呼び出すことができるのでぜひやってみてくださいね。辞書登録はパソコンでもスマホでもできます。

まとめ

日本人の1日のメール受信数は平均「51.1通」で、1通のメールを読むのにかかる時間は平均1分21秒だそうです。つまり私たちは、1日の中で69分もメールを読むために時間を使っています*。それに加えて、メールが届いていないトラブルが発生した場合は解決のためにさらに時間がかかってしまいます。

今回は、メールが届かないというトラブルを回避し、仕事の時短をするために、受信側として気を付けるべきポイントをまとめました。「本当に送ったの?」と相手を疑う前に、まずは自分を疑い、受信側としてできる対策をしっかりしておきましょう。

(*一般社団法人日本ビジネスメール協会 ビジネスメール実態調査2020 より)

Okafuku Mei

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