「メールが苦手」からやり取り上手へ!オンラインコミュニケーションを円滑にする5つのコツとは

仕事の効率化

先日、メルマガの読者さんから
「メールやオンラインでのコミュニケーションが苦手なんです」
というご相談がありました。

ビジネスのオンライン化が進み、メールやチャット、ミーティングアプリを利用する機会が増えてきました。オンラインでは仕事を効率よく進められる反面、感情や意図が伝わりにくいので、対面に比べてコミュニケーションを取るのが難しい部分もあります。

そこで今回は、オンラインでのテキスト(文章)コミュニケーションを円滑におこない、不毛なやり取りを極力減らすための5つのコツをお伝えします。

テキストコミュニケーションのメリットとデメリット

メールやチャットなどを使って、文章でやり取りをするテキストコミュニケーション。電話のようにリアルタイムでコンタクトが取れなくても、相手へメッセージを送ることができます。また、送信した内容が残るので、口頭でのコミュニケーションで起こりがちな「言った」・「言わない」という問題が発生しないというメリットがあります。

その一方で、お互いの表情や声のトーン、ジェスチャーといった「非言語情報」が得られないために、自分が意図しないところで誤解を生んでしまったり、相手に間違った印象を与えてしまうというデメリットも。

テキストコミュニケーションを円滑にする5つのコツ

情報は思いやりをもって簡潔に伝える

テキストコミュニケーションでは「きっと伝わるだろう」という自分本位な考え方ではなく、「これではわかりにくいかもしれない」というように、相手の立場になって考えることを心がけましょう。

情報は簡潔な文章で伝えることが大事ですが、そのために主語やメッセージの目的など、重要な要素を省いてしまわないよう注意が必要です。情報が不足すると相手の思考に多くをゆだねることになり、結果として相手の時間を奪うことになってしまいます。

文字に表情を付ける

情報は受け手の捉え方次第で印象が変わってしまうものです。その日の気分であったり、それまでのメッセージでのやり取りが文字の印象を左右します。
例えば、よく使う「了解」というひと言も、受け手によっては冷たく感じられるかもしれません。

そこで、文末にひと言付け加えたり、「!」を付けて文字に表情を付けてみましょう。

「了解!ありがとう!」
「了解しました、助かります!」

こうすると全体的に柔らかい印象になり、相手に対する気遣いや温かな思いが伝わります。

ネガティブな内容はまず褒めてから

テキストコミュニケーションで注意や指摘といったネガティブな内容を伝える場合、簡潔な文章は攻撃的に映ってしまいがちです。

<例1> 
●●の数字が間違っているので修正してください。

これでは冷たい印象を受けるので、「〇〇さん、怒ってる?」と誤解されてしまうかもしれません。
本題に入る前にまず褒める。そして「かも」という曖昧な表現を使って注意や指摘を伝えましょう。

<例2>
この前××さんが作ってくれた▲▲ですが、とても見やすくて助かりました!
1点だけ確認したいことがあります。
●●の数字だけど、少し間違っているかもしれないので、見直しをお願いしたいです。

こうすると文章を柔らかい印象にできるので、相手が指摘を受け入れやすくなります。

改行を使ってテンポをよくする

文字がぎっしりと並んでいる文章は読みにくいうえに、どこが重要なのかがわかりにくいものです。ぱっと見た印象で面倒くさくなってしまい、読み飛ばされてしまう可能性があります。

そこで、句読点の「。」の後は改行して区切りをつけましょう。また、送信する前に一度「音読」をしてみましょう。スラスラ声に出して読めるように、呼吸のタイミングで改行を追加すると読みやすい文章になります。

レスポンスは早く

メールやチャットでメッセージを受け取ったら、できるだけ早く返信をしましょう。あまり時間があいてしまうと、相手は不安になったり、場合によっては信頼関係を損ないかねません。

すぐに返事ができないような内容の場合、メッセージを確認していることだけでも伝えましょう。リアクション機能があるチャットの場合はボタンを押して既読を伝えておくこともできます。

まとめ

オンラインコミュニケーションでは不毛なやり取りを極力減らし、相手にいらぬ負担をかけないように思いやる気持ちが大切です。

オンラインコミュニケーションを円滑にするコツを押さえて苦手意識を克服していきましょう。

Okafuku Mei

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