【仕事の効率アップ】ビジネスメールを正しく書く5つのポイント|注意点も解説

仕事の効率化

政府がテレワークを推進しはじめたこともあり、メールで仕事のやり取りをする機会が増えてきました。そんな中「相手からなかなか返事をもらえない」「こちらの用件が相手にうまく伝わらない」などの悩みを抱えている方も多いのではないでしょうか。

もしそのような悩みがあるとしたら、メールを正しく書けていない可能性が高いです。そうすると、メールの開封を後回しにされたり、読んだ後も返信をもらえなかったりします。これらの問題は、あなただけでなく相手の仕事の効率まで下げてしまう要因となるので、すぐにでも解決すべきです。

そこでこの記事では「ビジネスメールを正しく書く5つのポイント」をご紹介します。参考にしていただければ、あなたのメールはすぐに開封され、要件もしっかり伝わり、返信もすぐにもらえるようになるでしょう。

件名には相手にとって重要なことを書く

そうした方が「このメールをすぐに確認しよう」と相手に判断してもらえやすくなります。したがって件名には「こちらが伝えたい要件の中でも、相手にとって最も重要であろうこと」を本文中から抜き出して書くようにしましょう。

多くの人はメールの件名だけを見て「本文に何が書かれているか?」「自分にとって重要な内容であるか?」を読み取り、それをすぐに開くかどうかを判断します。にもかかわらず多くの人は「自分が伝えたいこと」を優先して件名を書いてしまいがちです。そうするとメールの開封を後回しにされてしまいやすくなるので注意が必要です。上司や取引先の営業担当など、毎日多くのメールが届く相手に送る際は、とくに注意しましょう。

なおメールの件名は、はじめに書くと本文との内容にズレが生じてしまいやすくなるので、最後に書くことをオススメします。また、件名はできるだけ短く書きましょう(目安:30文字以内)

 

相手と自分の名前を冒頭に書く

これができていない人は意外と多くいます。「誰に宛てたメールか」「誰からのメールか」がすぐわかるようにメールを書くことは最低限のマナーです。しっかり押さえておきましょう。

また、基本的には個人に宛てて名指しで書いたメールの方が読んでもらいやすいです。複数宛に送った場合「他の誰かが読むだろう」と判断されやすくなるからです。

とはいえ複数の相手を対象にしたメールを書くこともあるので、今回は「個人宛」と「複数人宛」に送る場合のメール冒頭文例をご紹介します。参考にしてください。

例)個人宛

・社内個人   ▶︎ 〇〇様
・社内役職者  ▶︎ 〇〇部長
・取引先個人  ▶︎ 株式会社〇〇、〇〇部、〇〇様
・取引先役職者 ▶︎ 株式会社〇〇、〇〇部、部長、〇〇様

例)複数人宛

・社内     ▶︎ 担当者各位/〇〇部各位
・取引先    ▶︎ 株式会社〇〇御中
・取引先複数社 ▶︎ お客様各位(二重敬語にあたるがこれが一般的)

 

書く要件は1つに絞る

1つのメールに複数の要件を書くと、結局どれも伝わらなくなる場合が多いです。まとめてあれもこれも伝えたい気持ちを押さえて、何を伝えるかを1つに絞ってください。

どうしても複数の要件をまとめて書く必要があるときは、以下を考慮しましょう。

要件の数を最小限にする

人間の脳が1度に記憶できる数は限られているからです。私は1つのメールに5つ以上の要件を書きません。ちなみにこの記事も5つのポイントにしています。

要件が5つ以上のときは別途打ち合わせる

1つのメールに5つ以上の要件を書いても、相手が内容を把握しきれない場合が多いからです。メールでは箇条書きにとどめておいて、別途打ち合わせを要求しましょう。

関連性の有無を考慮する

1つのメールで複数の用件を伝えるとき、それぞれに関連性があると内容を把握しやすくなるからです。逆に関連性がない要件は、メールをわけて書いた方がしっかりと伝わります。

 

本文は結論から書く

「結局なにをいいたいのか」を早い段階で伝えると、相手がメールの内容を理解しやすくなります。以下2つの例文を見比べてみると、その理由がよくわかるでしょう。

例)結論をあとで書く場合

▶︎今朝はとても晴れています。
▶︎しかし天気予報では「午後から雨」でした。
▶︎だから今日は傘を持って出社します。

例)結論から書いた場合

▶︎今日は傘を持って出社します。
▶︎天気予報で「午後から雨」といっていたからです。

 

結論をあとで書くと、余計な解説が必要になったり、逆説の接続詞(しかし/だから)が入り話がそれやすくなったりします。加えて「なにが結論なのか?」を読みながら探す必要があるので、内容を理解しにくいのです。

結論から書くと、あとはその理由や根拠を並べるだけでスムーズに内容が伝わります。余計な解説をする必要もなく、メール全体がスッキリと読みやすくなるのです。

 

TO・CC・BCCを正しく使い分ける

たとえば部長にメールを送るとき、同時に他の関係者や役職者にも同じ内容を送りたい場合などに、TO・CC・BCCを正しく使い分ける必要があります。それぞれの役割を解説しますので押さえておきましょう。

TO:メールの内容を必ず伝えたい相手に使用する

基本的に、メールを送るときはTOを使用します。TOを使用した相手のメールアドレスは、CCやBCCでメールを受け取る人にも見られます。たとえば複数の個人顧客にメールするときに、TOを使用すると「個人情報の漏洩」につながるので注意しましょう。

CC:メールの内容を共有したい相手に使用する

基本的に、TOの相手にメールを送った事実やそのメール内容を共有したい相手にCCをつけます。CCを使用した相手の表示名は、TOやBCCでメールを受け取る人にも見られます。こちらも場合によっては「個人情報の漏洩」につながるので注意しましょう。

BCC:メールの内容をこっそり共有したい相手に使用する

基本的に、TOの相手にメールを送った事実やメールの内容をこっそり共有したい相手にBCCをつけます。 BCCを選んだ相手のメールアドレスや表示名は、誰にも見られません。たとえば個人顧客に一斉メールをする場合はBCCで送ります。

 

まとめ:正しいメールの書き方をマスターして仕事を効率化しよう!

今回は「ビジネスメールを正しく書く5つのポイント」をご紹介しました。

とくに押さえておいてほしいポイントは「相手にとって重要なことを軸にしてメールを書くこと」です。自分の伝えたいことよりも、相手のことを考えて書く「思いやり」が伝われば、円滑なコミュニケーションがとれます。

そうなれば、あなたにとってもメールを受け取る相手にとってもよい効果があります。たとえば取引先との商談が決まりやすくなったり、上司に申請した案件が通りやすくなったりするでしょう。

ぜひ今回ご紹介した5つのポイントを参考にして、あなたの仕事に役立てていただけると嬉しいです。

 

Okafuku Mei

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