PDCAはもう古い!仕事の効率化に役立つG-PDCAとは?

仕事の効率化

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おかふくめいです。

あなたは、PDCAサイクルという言葉を聞いたことはありますか?

社会人になって、会社で仕事をされたことのある方なら、
一度は聞いたことがあるはず。

PDCAサイクルとは、
「計画を立てて(Plan)、実行をして(Do)、実行した結果の検証を行い(Check)、改善する(Action)」
今やっている仕事が計画通りに進んでいるのか?
このまま進めていいのか?
うまくいってなければどんな風に対策をとろうか?
こういったことを繰り返して、ものごとを継続的に改善していくサイクルのことです。

しかし、このPDCAだけでは実は十分ではなく、かかせないものがあります。

それがG(ゴール)

G(ゴール)を設定することで、これまで以上に精度が増し、スピードアップし、成果を上げることができるようになる、というのがG-PDCAサイクルなのです。

今日は、このG-PDCAサイクルを紐解きたいと思います。

働き方改革のキモは「効率化」と「生産性向上」

今、盛んに言われている働き方改革。
その中でキモとなるのが「効率化」「生産性向上」です。

「生産性向上」と言っても、何も物をつくることに特化したことではありません。
仕事自体の質や量、これらを向上することも「生産性向上」と定義づけられます。

普段仕事をしている中で、こんなことに悩んでませんか?

  • 計画を立てているけど、仕事量が増えてくるといつも追い立てられてしまう
  • 予定通りに終わらない仕事がしばしば発生し、他の仕事の計画も崩れていく
  • 仕事を仕上げて提出すると、必ず想定外のダメ出しが入り、修正を繰り返す

このようなことは、仕事のPDCAサイクルがうまく回っていない証拠なのです。

目標はどうやってたてる?

仕事をする上で、目標を立てることの重要性というのは十分理解されているかと思います。

目標を立てて、その目標に向かって仕事を進めていき、結果が出たら内容を検証して、改善する。

いわゆるPDCAサイクルに従ったこのやり方で基本的には問題ないのですが、これでは上記に書いた悩みが発生するのです。
目標の認識の違いから、計画以上の仕事量でバタつく、計画通りにいかない、想定外のダメ出しというのが発生します。

そこで、目標のたて方で一番大事なのは、ずばり、

高い目標を設定すること

大抵の人は現実的な達成しやすい目標を立てようとします。
達成できなかったときのことを考えると、たやすい目標のほうが取り組みやすいからです。

ですが、「少し頑張れば、達成できる」ような目標では改善(イノベーション)もできなければ、効率化も図れません。

現状維持は衰退する。
なので、高い目標を立てること、目標に真摯に主体的に向き合うことが重要なのです。

明確なゴールがPDCAを加速させる!

高い目標を設定するということは、ゴールを明確にするということに等しいのです。
どのようなゴールに向かっていくかを事前に設定することによって、計画が明確になり行動がぶれなくなるというわけです。

目標を達成したら自分がどういう状態になっているのか?
具体的に絵や言葉でイメージできている必要があります。
まるでドラマのワンシーンかのようにイメージしてみてくださいね。

脳は思い描けるものしか実現できない。
だからG(ゴール)があってはじめてPDCAが回せるのです。

具体的なゴールを描く上で、なりたい自分を目指す一番簡単な方法は、

徹底的に真似ること。

学ぶの語源は真似ぶです。
TTP(徹底的にパクれ!)を意識してみてもいいかもしれません。

ごほうびも大事

ゴールが描けたら、あとは計画立てて実行するのみです。

優先順位を決める

段取りをつけて実行する

計画を見直しゴールとの差異を洗い出す

それをもとに軌道修正してゴールに突き進む

これが最短最速で効率の良い仕事のやり方です。
最小限の時間で最大限の成果を上げるのです。

理論上、これだけでも仕事の効率化は望めますが、
なんと言ってもG-PDCA成功の最大の秘訣は

モチベーションを上げること

ゴールが見えていることでも頑張れますが、
ごほうびがあるともっと頑張れますよね。

達成できたら、美味しいケーキを独り占めで食べようとか、
おひとり様時間を満喫しようとか、
些細なことでもいいのです。

まとめ

普段から意識しておきたいG-PDCAサイクル。
仕事だけでなく、実は家事や育児にも活用することができます。

今まで、計画は立てたけど達成しない、何かうまく仕事が進まないという方は、
ぜひゴールを設定した上でPDCAサイクルを回せていたかどうか、考えてみましょう。
上手くいったときは、回せていたということかもしれないし、失敗したときはG-PDCAのどこかがクリアできていなかったということかもしれません。
日頃の生活で意識してみてくださいね。必ずあなたの役に立ちますよ。

Okafuku Mei

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