仕事の仕組み化で動ける自分に!「やる気が出ない…」を乗り越える2つのポイントとは

仕事の効率化

やらなければならないのに気分が乗らず、
仕事に取り掛かるのが遅くなってしまう…
そんな経験は誰にでもありますよね。

そもそも人間は面倒くさがりな生き物です。
でも「やる気が出ない」とか「気分が乗らない」という”気分”だけに頼っていては、
いつまで経っても安定して仕事を進めることはできません。

そこで今回は仕事を仕組み化して、やる気が出ない時でも動ける自分になれる2つのポイントをご紹介します。

「仕組み化」でセルフコントロール

組織内で「仕組み化」をするときは、個人の能力に頼らず、
いつでも、どこでも、誰が行っても同じ成果を出せる方法を構築します。

今回ご紹介する「仕組み化」は自分自身をコントロールするための方法です。
そのためには
1.締め切りをこまめに設ける
2.周囲に宣言する
という2つの方法を取り入れます。

締め切りをこまめに設ける

「いつまでに終わらせよう」という自分の中の締め切りを決めます。
これは「締め切り効果」といって、締め切り日時を明確にすることで
本能的に「なんとか死守しよう」というスイッチを自分で入れることができるのです。

つまり、自分で自分を追い込み「悩んでる暇はない。とにかく手を動かすんだ!」
という初動の原動力になるのが締め切りの設定なのです。

でも、この「締め切り効果」は、ギリギリにならなければ行動しない「先延ばし」にもなりかねません。
そこで、やるべきことを細かくタスク(作業)分けして、タスクごとに締め切りと所要時間を設定しましょう。

例えば、「データを集めてExcelにまとめる」という仕事の場合は次のようにタスク分けをします。

やるべきこと:「データを集めてExcelにまとめる」20●●年●月●日(曜日)15時まで、トータルで3時間まで
<タスク>
データ集め:20●●年●月●日(曜日)1.5時間まで
入力:20●●年●月●日(曜日)1.0時間まで
校正:20●●年●月●日(曜日)0.5時間まで

このように期限と所要時間を意識することでひとつひとつのタスクに集中することができるのです。

周囲に目標を宣言する

周囲に目標を宣言することで自分の中に責任が生まれ、努力する意思が強まります。
これは「宣言効果」といい周囲の力を利用して自分自身にプレッシャーをかける方法です。

行動目標やその達成期限を宣言することで、周囲の人からの応援やサポートが得られます。
人間は「期待に応えたい」とか「バカにされたくない」という心理が働くと行動することができるのです。

私の場合、「新しい講座を考えてます」と宣言しておくと、
「新しい講座、楽しみにしています!」
とメルマガ読者の方々からのお声が届きます。
そして
「みなさんのお声にお応えしなくては…」
という気持ちになり、重い腰をあげて行動することができるのです。

「仕組み化」に必要なスキル

期限を決めて、本能的に仕事をしようとする「締め切り効果」と、
周囲からの応援とサポートを得られやすくする「宣言効果」は初動の原動力として利用できます。

そして「仕組み化」は考える時間があるとより進みやすくなります。
そのために必要なのは「時間を作り出すスキル」と「機能を使うスキル」です。

時間を作り出すスキル

何も考えずに手を動かし始めても仕事は終わります。
でも、もし次に同じ仕事を頼まれた時に、また同じ作業を繰り返すというのは時間の無駄ですよね。

そこで、作業に入る前に以下のように思考する時間を作りましょう。

例えば、「データを集めてExcelにまとめる」という仕事の場合、

●この仕事は1回だけの仕事なのか
●繰り返される仕事なのか
●どういう頻度で繰り返されるのか
●データはどこから拾ってくるのか
●その元データにどういう加工をするのか、
●まとめたデータは誰が使うのか
●この一連の作業を自動化できないか

というように、仕事の全体像をつかみにいきます。
そこからタスク分けをしていきましょう。

そのために「考える時間を作り出すスキル」としておすすめしているのが
タッチタイピングとショートカットキー操作です。

結局、パソコンで仕事をしている以上、どこまででもつきまとってくるのがこのスキル習得です。
このブログ内でご紹介しているものだけでも、マスターするとかなりの時短になりますよ。

機能を使うスキル

仕事の全体像をつかむ過程で、
Excelを使う仕事が手作業のルーティーンで発生するとわかったら、

「この一連の作業を自動化できないか」と考えますよね。

Excelに元々ついている「Excel関数やExcelマクロ」などの機能を駆使すれば、
追加で何かシステムを用意なくても必ず自動化は可能です。
でもその機能を使いこなせなければ「仕組み化」はできません。

特にExcelマクロは、個人で仕事を効率良く進める「仕組み化」を構築できるので、
Excel仕事をしている方には、ぜひ身につけていただきたいスキルの1つですね。

まとめ

期限を決めて、本能的に仕事をしようとする「締め切り効果」と、
周囲からの信頼とサポートを得られやすくする「宣言の効果」を足し合わせれば、
気持ちに頼ること無く重い腰を上げることができます。

初動の原動力を「仕組み化」して、さらに次につなげる「いい仕事」ができるように
考える時間を確保し、必要なスキルを身につけていきましょう。

私が読んだ「時間術」や「仕事術」の本の中で、とても参考になったのがこちらの本です。
ぜひ参考にしてみてくださいね。
「仕組み」仕事術(泉正人)

パソコン仕事の時短には適切なツールを使おう

Okafuku Mei

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