仕事のミスを回避!気をつけたいポイントとミスしてしまったときの適切な対応とは

パソコンスキル

「仕事でのミス」は極力避けたいですよね。
でも人間は完全完璧な生き物ではないので、
どんなに気を付けていても、ミスは誰にでも起こり得ることです。

株式会社ビズヒッツが行ったアンケート調査によると、仕事でやりがちなミスは、

第1位 入力ミス、書き間違い
第2位 やるべきことを忘れる
第3位 確認不足、見落とし
第4位 連絡・報告漏れ
同率4位 作業・操作ミス
6位 思い込みで仕事をすすめる
7位 見間違い・聞き間違い
8位以下 「誤発注」「計算ミス」「スケジュールを間違う」「忘れ物」

だそうです。Biz Hits調査「仕事で多くの人がやりがちなミスと対処法ランキング」

仕事でのミス」は自分だけの問題にとどまらず、
お客様にご迷惑をかけてしまったり、会社全体の信用問題にもなりかねません。

そこで今回は、前述のアンケート調査の第1位から第3位までの「仕事のミス」を防ぐ対策と、
ミスを上手にリカバリーする対応についてご紹介します。

「仕事でのミス」を防ぐ対策

「基本的パソコンスキル」の習得と「疲れない姿勢」での操作

繁忙期などで業務量が増えるときに限って誰かがミスをしがちですよね。
これは”疲れ”や”単調な作業の連続”がミスを引き起こしやすいことを表しています。

「仕事でのミス」を防ぐためには、そもそも仕事で疲れないようにするのがポイントです。

前述のアンケート調査で第1位だった「入力ミス、書き間違い」として、具体的には以下のようなミスがあげられます。

〇文字や数字の転記ミス
〇変換ミス
〇誤字脱字の入力ミス
〇英単語のスペルミス

これらはパソコン仕事ではよくある”入力ミス”ですが、

疲れない姿勢(正しい姿勢)でタッチタイピングやショートカットキー操作を行う

ということで防ぐことができます。

タッチタイピングができるようになれば、誤入力がなくなり、入力速度が上がります。
ショートカットキーも使いこなせるようになれば、マウスを使わなくて済むので時短になります。
短い時間で正確に入力ができれば、それだけ疲れずに済むということです。

タッチタイピングもショートカットキーも、日々、仕事をする中で身に着けることができるスキルです。
日頃の努力で入力のスキルを磨き、仕事量が増える時期をスムーズに乗り切りましょう。

また、パソコン仕事をしてる時、気づいたら前のめりになって一点を凝視していませんか?
この姿勢は目と肩と腰に負担をかけ、さらに入力ミスを誘発します。

もし前のめりになって入力していると気付いたら、パソコンから10cm離れてみましょう。
そして、画面全体をボーっとみるようにして、キーボードにはふわりと手を乗せる。
ピアニストがピアノに手を乗せているようなイメージですね。

このような姿勢でパソコン仕事をすると、長時間の座り仕事の疲れを軽減することができます。

やるべきことを仕組化して後回しにしない

〇約束の仕事を忘れる
〇重要度が低いと忘れる
〇メールの返信を忘れる

という第2位にランクインしている”やるべきことを忘れる”というミスは
「即返答」と「可視化」
で回避することができます。

”やるべきことを忘れる”というのは、ほとんどが「後回し」にしたために起こるミスです。

そこでメールの返信は「即返信」。重要度が低い仕事や口約束の仕事は、メモに書いて「可視化」しておく。
このように、忘れない仕組みを作っておくことでミスを防ぐことができます。

慣れている作業でも視点を変えて「ダブルチェック」

〇指示書”の確認ミスで期日や内容を間違える
〇発送先を間違える
〇いつもと同じように見えたデータの例外パターンを見落とす

など、第3位にランクインしている”確認不足、見落とし”というミスは
同じ作業を繰り返しているときに、「前回と同じだ」と思いこんで起こしてしまうミスです。
作業になれるのはいいことですが、油断は禁物ということですね。

対策としては、会社で担当者が複数いる場合、チェック表を使って「ダブルチェック」をするとミスを防げます。
そのときのポイントとして、
●ひとり目は頭からチェック
●ふたり目はチェック表を逆さまにして逆順でチェック

という視点を変える方法。
ひとりでチェックをする場合もこのようなダブルチェックは有効です。

私も、ひとりで確認作業をする時は、視点を変えてチェック表を眺めます。
そうすると、思わぬ抜けや漏れが見つかることがあります。

「仕事でのミス」のリカバリー方法

仕事のできない人は沢山ミスをし、仕事のできる人はミスをあまりしないと思われがちですが、
人間は完全完璧な生き物ではないので、どんなに気を付けていてもミスは誰にでも起こり得ること。

起こしてしまったミスを上手くリカバリーすることで、
結果的に「仕事のできる人」という評価につながることもあります。

どの時点でミスが発見されたか、ミスが与える影響範囲によって対応は違ってきますが、
ここではひとりではカバーしきれないミスについての対応方法をご紹介します。

事実をできるだけ早く・正確に報告

「仕事でのミス」に気づいたら、できるだけ早く上司に報告しましょう。

●どのようなミスをしてしまったのか
●ミスを起こすに至った経緯
●迷惑をかけた人は誰か
●会社全体としての影響範囲

など、現在の状況を正確に伝えます。
ミスに気付いたのが早い段階であれば、取り返しがきくこともあるからです。
ひとりで何とかしようとせず、上司の指示をもらい対応しましょう。

このとき、言い訳や自分の思いは言わないようにするのがポイントです。
聞かれたら答えても構いませんが、ミスをリカバリーすることに集中し、ふりかえりは後回しにしましょう。

誠意をもって謝罪する

迷惑をかけてしまったお客様や、ミスをリカバリーするために作業を増やしてしまった人に対して、
誠意を持って謝罪をしましょう。
謝罪は早ければ早いほど誠意があるという印象を相手に与えるので、
時間を空けずになるべく早く行動するのがポイントです。
手順としては

●メールで済ませるのではなく、第一報として電話をする
●直接お詫びに伺う

というのが有効です。
また、相手を怒らせてしまった場合でも、
早めに謝罪に行くことで
相手の怒りの程度や何を求めているかを正確に把握することができます。

謝罪は怖いことかもしれませんが、早く動いた方がいい結果につながるのです。

ミスを成長や改善のヒントにする

落ち着いた段階で、どうしてミスをしてしまったのかというふりかえりをしましょう。
このときは、言い訳を含めてすべて書きだします。

(1)どんなミスをしたか
(2)どのような状況でミスをしたか
(3)どの段階でミスがおきたのか
(4)問題は何だったのか
(5)ミスをして学んだこと

ミスの中には改善のヒントが隠れているので、
ミスを分析をして、成長のチャンスに変えていきましょう。

まとめ

「仕事でのミス」は自分だけの問題ではないので、
自分自身のスキルアップや仕事の仕組み化でミスをしない人に近づく努力が必要です。

そして、ミスをしてしまった後のリカバリーというのも重要です。
同じミスは二度と繰り返さない。
そのような気持ちで仕事をしていけば、
仕事の質も上がり、周囲からの評価も得られていくでしょう。

ミスをしない努力と、ミスをチャンスに変えるようなリカバリーで
あなたも「仕事のできる人」になることができるのです。

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