プレゼンテーションにかかせない4つのコツ

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おかふくめいです。

こんなご質問をいただきました。

会社の業務ではただ文字を打つだけでなく、PowerPointでの資料作りもあり、これがなかなか苦戦しています。
配色などのセンスがなく…。資料を作る上での色やフォントの選択など、おかふくさんが仕事で資料作成されるときに短時間で見映えのよい資料になるポイントがあれば教えてもらいたいです。

というわけで、私が日頃、プレゼンテーションについて、資料作りだけでなく全般的に気をつけているポイントをお話していきたいと思います。

他人に自分の想いを伝えるということ

プレゼンと言っても、大なり小なり色んなプレゼンがありますよね。

社内のちょっとした報告、部内での報告会とか、そういう規模が小さいものから

取引先、お客さん相手の中規模なもの、

さらに大きな何十人何百人もの相手に話す大きな規模のもの。

『プレゼン』とひとことで言っても色々あるわけです。

どんな規模の『プレゼン』だとしても、一番頭の中に入れておかなければならないのが、

「他人に自分の想いを伝える」ということ。

一番伝えたいメッセージはなにか、「結論」を常に意識した内容に仕立てていく、この話の軸が決まっていないと、結局この人何が言いたいの?と思わせるようなプレゼンになってしまいがちです。
自分の頭の中は他人には見えないので、ちゃんと論理立てて説明しないと理解してもらえません。

これは、女性にありがちな、数値ではなく感覚で伝えるのが当たり前文化は、『プレゼン』に不向きだと考えておいてください。

「みんな」「いっぱい」「多くの」という抽象的な言葉は、人によって判断材料が変わってきます。
「200人」「3000件」という具体的な数値であれば、誰が見ても、誰が聞いても同じです。

また、あれもこれも伝えたい症候群も『プレゼン』が間延びする原因になります。
まずは『結論』を言ってしまうのもひとつの手法としてはアリです。
「今日は○○の話と△△の話をします」という感じで先に結論を言っておくと、
聞く人もそのことを頭に入れてもらいながら聞いてもらえるので、グダグダにならずに済みますよ。

1スライド1メッセージ

プレゼンでの大鉄則は
「1スライド1メッセージ」というルール。

プレゼンの規模が大きければ大きいほど、
パッと見てパッとわかる、
それがプレゼン資料として良いものとされます。

情報は少なく、絵や図は大きく、文字だけの場合も文字を大きくしましょう。

文字なら3行くらいがいいと言われてます。
WindowsのPowerPointで作るとだいたい32ポイントとか36ポイント位ですね。

フォントも気にしましょう。
ゴシック体のほうが明朝体に比べたら確実に見やすいですよね。
私は、好んで「メイリオ」を使用しています。
Macなら「ヒラギノ角ゴ」が視認性が良いとされています。

色は3色まで決める

カラフルにすればするほど、プレゼン資料に統一感がなくゴチャゴチャしたイメージを与えてしまいます。
色を使いすぎるのは好ましくないのです。

こんな時は、文字色以外の色をプラス2色決めて使っていくと、統一感のあるカッコいいプレゼン資料になります。

データは表よりグラフのほうが視覚的にわかりやすいのですが、最近のPowerPointとかExcelのグラフでは配色デザインのツールが組み込まれてますので、下手にアレンジするよりかは、それをそのまま使ったほうが見栄えの良いものが完成しますよ。

そのプレゼンにPowerPointは必要ですか?

ここまでは、プレゼン資料はPowerPointで作る前提で話を進めてきましたが、

ちょっと待った!

そもそもそのプレゼン資料が、PowerPointで作る必要があるのか?ということを、考えて欲しいんです。

冒頭でお伝えしましたが、プレゼンで一番大切なのは
「他人に自分の想いを伝える」ということ。

この目的が達成できるのであれば、何もPowerPointを使う必要はないわけです。

たとえば、何十人何百人もの相手に話す大規模なプレゼンなら、飽きさせない工夫という点ではPowerPointは有効的に使えると思います。
ですが、社内で行うようななんとか報告とか、もっとこじんまりとした部内の報告とかまで、果たしてPowerPointを使う必要があるのでしょうか。
私はこれこそ、ムダ仕事の極みだと思っています。

私は、社内の報告会などではPowerPointは使ってません。
部内の報告くらいならメモ帳などのテキストエディタを使った資料で説明を終わらせます。
それでも、ちゃんと報告すべき内容は詰まっているので、上司からは何も言われません。

資料作りをご丁寧にするために残業するなんて

本当に時間がもったいない!

もし、そのご丁寧な資料がどうしても必要だと上司が言うのなら、
ただ単に鵜呑みにするのではなく何で必要なのか?
という考えるクセをつけてみてください。

以前からこういう慣習でご丁寧な資料で報告してきたから・・・
というパターンの場合は、案外、そんな資料は必要ではなくなる可能性が大いにあります。
上司ですら、その丁寧な資料の価値というのを実はウェイトを置いてないかもしれません。

まとめ

プレゼンで大事な考え方、資料作りのコツについてお話してきました。
資料はシンプルでいいんです。
必要不可欠なことをズバッと書く、言う。
一回で完成させようと思わなくていいんです。
作っては精査し、作っては精査し、そうやって完成度を高めていくと、質の高いプレゼンができることでしょう。

Okafuku Mei

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